NOTA PENGAJIAN PERNIAGAAN 2 (BAB 1: PENGAWALAN)

Pengenalan kepada Pengawalan

1. Definisi Pengawalan

Pengawalan, dalam konteks pengurusan organisasi, merujuk kepada proses di mana sesebuah organisasi mengukur prestasi sebenar pekerjanya dan membandingkannya dengan standard atau piawaian yang telah ditetapkan.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahawa organisasi bergerak ke arah pencapaian matlamatnya dengan cekap dan berkesan.

2. Kepentingan Pengawalan dalam Organisasi

i. Pemantauan Aktiviti Organisasi Bertepaan Dengan Perancangan:

Melalui pengawalan, organisasi dapat memastikan bahawa semua aktivitinya dijalankan mengikut rancangan yang telah ditetapkan.

ii. Penilaian Prestasi:

Ia membolehkan organisasi menilai sama ada proses perniagaan yang dijalankan memenuhi piawaian yang ditetapkan dengan membandingkan prestasi sebenar dengan standard.

iii. Pencapaian Sasaran:

Pengawalan memastikan bahawa hasil yang diperolehi daripada aktiviti organisasi adalah selaras dengan sasaran yang ditetapkan.

iv. Pengenalpastian Penyelewengan:

Ia membantu pengurus dalam mengesan sebarang penyelewengan atau ketidakselarasan yang mungkin berlaku dan mengambil langkah-langkah pembetulan yang diperlukan.

v. Pemeliharaan Integriti Organisasi:

Dengan pengawalan, organisasi dapat mengelak daripada menyimpang daripada matlamat dan misinya, memastikan keberkesanannya dalam jangka panjang.

3. Jenis-jenis Kawalan dalam Organisasi

a. Kawalan Dalaman:

Kawalan dalaman adalah mekanisme yang diterapkan oleh organisasi untuk memastikan operasinya berjalan dengan lancar dan efisien.

i. Audit Dalaman:

Aktiviti pemeriksaan rekod kewangan organisasi yang dilakukan oleh juruaudit dalaman untuk memastikan kepatuhan terhadap prosedur perakaunan dan integriti kewangan.

ii. Dasar Organisasi:

Garis panduan atau prinsip yang ditetapkan oleh organisasi untuk membimbing pengurus dan pekerja dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab mereka.

iii. Prosedur Kerja:

Tatacara atau langkah-langkah yang perlu diikuti oleh pekerja dalam melaksanakan aktiviti atau tugas tertentu untuk memastikan kecekapan dan ketepatan.

b. Kawalan Luaran:

Kawalan luaran merujuk kepada mekanisme dan proses yang diterapkan di luar sesebuah organisasi dengan tujuan untuk memantau, mengawal, dan memastikan bahawa tindakan dan perilaku organisasi serta kakitangannya mematuhi standard dan norma yang ditetapkan. Ini termasuk campur tangan oleh pihak ketiga seperti kerajaan, badan berautoriti, dan organisasi lain yang berkepentingan.

i. Audit Luaran:

Audit luaran adalah salah satu bentuk audit luaran yang paling ketara. Ia melibatkan aktiviti pemeriksaan terperinci terhadap rekod kewangan sebuah organisasi. Tujuannya adalah untuk memastikan ketelitian, ketepatan, dan pematuhan terhadap standard perakaunan yang berlaku.
 Juruaudit yang dilantik dari luar organisasi akan melakukan penilaian dan kemudian menyediakan laporan berdasarkan hasil pemeriksaan tersebut. Melalui audit luaran, pihak berkepentingan dapat memperoleh keyakinan bahawa organisasi beroperasi dengan integriti dan ketelusan.

ii. Peraturan

Peraturan adalah suatu set undang-undang kecil yang dilaksanakan didalam organisasi dalam usaha untuk menghsilkan keharmonian, kestabilan dan memastikan kerja-kerja yang direncana dapat dilakukan dengan berkesan dan lancer
Contoh umum adalah peraturan waktu masuk dan keluar kerja
Setiap organisasi memerlukan peraturan untuk memastikan kelancaran operasi harian. Peraturan ini berfungsi sebagai panduan untuk kakitangan dan ahli organisasi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab mereka.
Selain itu, peraturan juga membantu mewujudkan persekitaran kerja yang harmoni dan produktif.

iii. Undang-undang sebagai Alat Pengawasan Masyarakat

Undang-undang merupakan instrumen penting yang dibentuk oleh masyarakat untuk mengawal kelakuan dan tindakan anggotanya.
Ia memastikan bahawa setiap individu dan organisasi mematuhi norma dan standard yang ditetapkan demi kebaikan bersama.
Sebagai contoh, undang-undang perkongsian memastikan hak dan tanggungjawab setiap rakan kongsi dijaga, manakala undang-undang alam sekitar memastikan organisasi tidak merosakkan persekitaran semasa menjalankan operasi mereka.

 

Proses Kawalan

1. Penetapan Piawaian/Standard

Piawaian merujuk kepada tahap prestasi yang dijangkakan untuk mencapai matlamat tertentu berdasarkan kriteria yang ditentukan.
Piawaian individu merujuk kepada prestasi kerja seseorang, manakala piawaian hasil adalah berkenaan dengan kualiti, kuantiti, kos, dan masa.
Piawaian haruslah spesifik, jelas, dan dapat diukur, serta harus selaras dengan objektif organisasi.

Sebagai contoh, syarikat XPDC merancang untuk menjual 2 juta produk setahun dengan harga RM20 setiap satu. Maka, jangkaan pendapatan adalah RM20 juta.

2. Pengukuran Prestasi

Prestasi sebenar dari pelaksanaan rancangan diukur melalui kaedah kuantitatif.
Proses ini melibatkan pemantauan dan penilaian prestasi semasa untuk memastikan aktiviti berjalan mengikut piawaian yang ditetapkan.

Pengukuran prestasi harus dilakukan secara konsisten dan berkala.
Sebagai contoh, pendapatan sebenar syarikat XPDC adalah RM8 juta, kurang RM1 juta dari sasaran.

3. Perbandingan Prestasi dengan Piawaian

Pada tahap ini, prestasi sebenar yang telah diukur dibandingkan dengan piawaian yang telah ditetapkan.

Ini memungkinkan untuk mengenal pasti sebarang perbezaan atau penyimpangan antara prestasi sebenar dan piawaian.

Sebagai contoh, syarikat XPDX tidak mencapai sasaran pendapatan RM 10 juta dan kurang sebanyak RM 3  juta. Pengurusan perlu mengkaji sebab-sebab penyimpangan dan mencari solusi.

4. Tindakan Pembetulan

Jika terdapat penyimpangan antara prestasi sebenar dan piawaian, langkah-langkah pembetulan perlu diambil.

Ini mungkin termasuk menyemak semula strategi, merancang semula proses, atau memberikan latihan kepada pekerja.

Tujuannya adalah untuk memastikan bahawa organisasi kembali ke landasan yang betul dan mencapai matlamatnya.

 

Kaedah Kawalan

1. Kawalan Awalan

Kawalan awalan merujuk kepada tindakan mengawal sumber masukan seperti bahan mentah, tenaga kerja, dan peralatan sebelum proses pengeluaran bermula. Tujuannya adalah untuk memastikan semua sumber tersebut mematuhi piawaian yang telah ditentukan.

Melalui pengawasan ini, kita dapat mengurangkan risiko kerosakan atau ketidaksempurnaan dalam proses pengeluaran. Ini memastikan hasil keluaran mematuhi piawaian yang dikehendaki.

2. Kawalan Semasa

Kawalan semasa berlaku semasa aktiviti pengeluaran sedang berlangsung. Ia bertujuan untuk mencegah sebarang kesilapan atau ketidaksempurnaan yang mungkin berlaku semasa proses berjalan.

Dengan mengawasi setiap langkah dalam proses pengeluaran, kita dapat memastikan semua aktiviti berjalan mengikut piawaian yang ditetapkan.
Apabila ditemui sebarang isu atau masalah, tindakan pemulihan dapat diambil dengan segera untuk memastikan kualiti keluaran tidak terjejas.

3. Kawalan Selepas

Setelah proses pengeluaran selesai, pengawasan pasca-proses dilakukan untuk menilai kualiti produk atau hasil kerja yang telah disiapkan.

Tujuannya adalah untuk memastikan produk yang dihasilkan mematuhi semua spesifikasi, piawaian, dan kriteria yang telah ditentukan.

Teknik-teknik tertentu seperti pemeriksaan sampel atau pemeriksaan menyeluruh digunakan dalam pengawasan ini.

Sekiranya produk tersebut tidak memenuhi piawaian yang ditetapkan, ia tidak akan dikeluarkan ke pasaran dan tindakan pemulihan akan diambil.

 

Alat Kawalan dan Optimumkan Prestasi Syarikat

1. Analisis Pulang Modal (ROI)

Definisi: Analisis Pulang Modal, dikenali sebagai ROI (Return on Investment), adalah teknik yang digunakan untuk mengukur keberkesanan pelaburan. Ia membandingkan jumlah keuntungan yang diperoleh berbanding dengan jumlah yang dilaburkan.

Kepentingan: Melalui analisis ROI, syarikat dapat menilai sejauh mana pelaburan mereka memberi pulangan. Ini membolehkan mereka membuat keputusan pelaburan yang lebih tepat dan berinformatif.

Manfaat:
Membantu syarikat menilai prestasi pelaburan mereka.

Memberikan gambaran jelas tentang berapa banyak keuntungan yang dapat diperoleh dari setiap ringgit yang dilaburkan.

Memudahkan pengurusan dalam membuat keputusan strategik berdasarkan data dan fakta.

2. Carta Gantt

Definisi: Carta Gantt adalah alat perancangan dan penyelarasan yang menunjukkan jadual masa bagi setiap aktiviti dalam projek. Ia memberikan gambaran visual tentang apa yang perlu dilakukan, bila ia perlu dilakukan, dan status semasa aktiviti tersebut.

Kepentingan: Carta Gantt memudahkan pengurusan projek dengan menyediakan pandangan holistik tentang semua aktiviti yang terlibat, memastikan semua pihak berada di halaman yang sama dan mematuhi jadual yang ditetapkan.

Manfaat:
Memastikan semua aktiviti dijalankan mengikut jadual dan tidak ada yang tertinggal.
Memberikan gambaran jelas tentang status semasa projek, membolehkan pengurusan untuk membuat penyesuaian jika diperlukan.
Meningkatkan kerjasama antara pasukan dengan memberikan kejelasan tentang tanggungjawab masing-masing.

3. Bajet

Definisi: Bajet adalah ramalan kewangan yang menunjukkan perkiraan pendapatan dan perbelanjaan bagi tempoh masa tertentu. Ia berfungsi sebagai panduan untuk pengurusan kewangan dan memastikan sumber digunakan dengan cekap.

Kepentingan Bajet:

Optimisasi Perancangan: Bajet memudahkan perancangan aktiviti dengan lebih sistematik dan efisien.

Pengagihan Sumber: Memastikan sumber kewangan dialokasikan dengan cara yang paling berkesan.

Kawalan Kewangan: Memantau dan mengawal penggunaan sumber sepanjang pelaksanaan bajet untuk memastikan tiada pembaziran.

Efisiensi Perbelanjaan: Memastikan setiap sen yang dibelanjakan memberi pulangan yang maksimum.


Manfaat:

Memberikan gambaran jelas tentang aliran tunai syarikat, membolehkan pengurusan untuk membuat keputusan kewangan yang tepat.

Membantu dalam perancangan dan ramalan, memastikan sumber digunakan dengan optimum.

Memastikan syarikat berada pada landasan yang betul untuk mencapai objektif kewangannya.

 

4. Kaedah Laluan Genting (CPM): Strategi Pengurusan Projek

Apa Itu CPM?

Kaedah Laluan Genting (CPM) adalah teknik yang digunakan untuk menentukan aktiviti kritikal dalam jadual projek.

Ia memudahkan pengurus untuk memantau dan mengawal kos projek.

CPM menggunakan diagram dengan garisan untuk mewakili urutan aktiviti dan masa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap aktiviti, memastikan projek selesai tepat pada masanya.

Manfaat CPM:

Kelancaran Projek: Memastikan projek berjalan lancar tanpa gangguan.

Mengenalpasti  Aktiviti Kritikal: Mengenal pasti aktiviti yang memerlukan perhatian lebih dalam projek.

Kawalan Kos: Membantu pengurus mengawal kos projek dan memastikan tiada pembaziran.

 

5. Teknik PERT: Penjadualan Projek yang Efektif

Makna PERT: Teknik Menilai dan Menyemak Program (PERT) adalah strategi penjadualan yang memfokuskan pada urutan aktiviti dalam projek, di mana beberapa aktiviti saling berkaitan. Ia memastikan setiap aktiviti dijalankan dengan lancar dan mengikut jadual.

Manfaat PERT

Penentuan Urutan Aktiviti: PERT membolehkan pengurus projek menentukan urutan aktiviti yang perlu dilakukan, memastikan bahawa setiap aktiviti dijalankan pada masanya dan dalam urutan yang betul.

Mengenalpasti  Aktiviti Kritikal: Dengan menggunakan PERT, pengurus projek dapat mengenal pasti aktiviti kritikal yang memerlukan perhatian khusus. Aktiviti kritikal adalah aktiviti yang jika terlambat akan menyebabkan keseluruhan projek terlambat.

Meningkatkan Keberkesanan Penggunaan Sumber: PERT memudahkan pengagihan sumber dengan lebih efisien, memastikan bahawa sumber (seperti tenaga kerja, peralatan, dan bahan) dialokasikan dengan cara yang paling berkesan.

Penilaian Risiko: PERT membolehkan pengurus projek menilai risiko yang mungkin berlaku dan merancang strategi untuk mengatasinya. Ini termasuk menentukan masa terawal dan terakhir untuk setiap aktiviti, memberikan fleksibiliti dalam penjadualan.

Pemantauan dan Kawalan: Dengan menggunakan diagram PERT, pengurus projek dapat memantau kemajuan projek dan membuat penyesuaian jika diperlukan untuk memastikan projek tetap di landasan.

Peramalan Masa Penyelesaian: PERT memudahkan pengurus projek membuat ramalan yang lebih tepat mengenai bila projek akan selesai berdasarkan analisis aktiviti dan hubungan antara mereka.

Peningkatan Komunikasi: Diagram PERT yang visual memudahkan komunikasi antara pasukan projek dan pihak berkepentingan lain, memberikan gambaran jelas tentang status dan kemajuan projek.

Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Dengan pemahaman yang mendalam tentang struktur projek dan potensi cabaran, pengurus projek dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan tepat pada masanya.