NOTA PENGAJIAN PERNIAGAAN 2 (BAB 1: PERANCANGAN)

I.            Pengenalan kepada Perancangan Organisasi

·       Perancangan organisasi adalah proses penting yang melibatkan penetapan matlamat dan sasaran organisasi serta pemilihan strategi yang paling sesuai untuk mencapai matlamat tersebut.

·       Proses ini memerlukan pemahaman mendalam tentang visi, misi, dan objektif organisasi, serta keupayaan untuk mengenal pasti peluang dan ancaman dalam persekitaran operasi organisasi.

II.            Konsep Perancangan Organisasi

• Konsep perancangan organisasi merujuk kepada proses sistematik dalam menentukan arah tuju dan langkah-langkah yang perlu diambil oleh sebuah organisasi untuk mencapai matlamatnya.
  
  
•  Ini termasuklah penentuan sumber daya, pembahagian tanggungjawab, dan penetapan jangka masa untuk mencapai sasaran.
  
  
• Perancangan ini haruslah fleksibel dan mampu menyesuaikan diri dengan perubahan keadaan atau data baru.

 

III.            Kepentingan Perancangan

• Pentingnya Perancangan dalam Menetapkan Arah Organisasi:

1. Menyediakan Hala Tuju: Perancangan yang efektif memastikan bahawa setiap anggota organisasi memahami tujuan dan arah yang hendak dituju. Ini membantu dalam menyelaraskan usaha dan sumber daya ke arah yang sama, meningkatkan keberkesanan dan kecekapan operasi.
   
   
2. Mengoptimumkan Sumber: Dengan perancangan, organisasi dapat mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan dan mengalokasikannya dengan cara yang paling berkesan untuk mencapai matlamat.
   
   
3. Meningkatkan Fleksibiliti: Organisasi yang merancang dengan baik mampu beradaptasi dengan perubahan dalam persekitaran perniagaan, teknologi, dan tren pasaran.

Contoh Praktikal:

Sebagai contoh, sebuah syarikat teknologi mungkin merancang untuk melancarkan produk baru. Dalam hal ini, perancangan akan melibatkan:

• Penelitian Pasaran: Mengkaji keperluan dan keinginan pelanggan.
  
  
• Penetapan Sasaran: Menetapkan matlamat seperti mencapai penjualan sebanyak 10,000 unit dalam enam bulan pertama.
  
  
• Strategi Pemasaran: Merancang dan melaksanakan kempen pemasaran yang efektif untuk menarik pelanggan sasaran.
  
  
• Pemantauan dan Penyesuaian: Mengawasi prestasi produk dan membuat penyesuaian strategi berdasarkan maklum balas pasaran.

 

IV.            Jenis-Jenis Perancangan dalam Organisasi

• Perancangan dalam organisasi adalah proses yang penting dan pelbagai, bergantung kepada jangka masa, kegunaan, dan peringkat pengurusan.
  
  
• Setiap jenis perancangan mempunyai ciri dan tujuan tersendiri yang membantu dalam mencapai matlamat organisasi secara keseluruhan.

A. Perancangan Mengikut Jangka Masa

1. Rancangan Jangka Masa Panjang (Strategik)
   
   
• Tempoh: Biasanya meliputi 3-5 tahun atau 5-10 tahun.
  
  
• Pembentukan: Ditentukan oleh pengurusan atasan.
  
  
• Ciri-Ciri: Rancangan ini bersifat menyeluruh, menetapkan hala tuju utama organisasi, dan merangkumi visi, matlamat, dan objektif organisasi. Ia mengambil kira keupayaan dan sumber organisasi, serta perubahan dalam persekitaran eksternal.
  
  
2. Rancangan Jangka Masa Sederhana (Taktikal)
   
   
• Tempoh: Biasanya meliputi 1-3 tahun.
  
  
• Pembentukan: Dibentuk oleh pengurusan pertengahan.
  
  
• Ciri-Ciri: Rancangan ini bertujuan untuk menterjemahkan rancangan strategik menjadi matlamat yang lebih spesifik dan mudah difahami, serta menetapkan objektif dan tindakan pada peringkat jabatan.
  
  
3. Rancangan Jangka Masa Pendek (Operasi)
   
   
• Tempoh: Kurang dari satu tahun.
  
  
• Pembentukan: Dibentuk oleh pengurusan bawahan.
  
  
• Ciri-Ciri: Fokus pada pencapaian matlamat rancangan taktikal, menetapkan objektif dan tindakan pada peringkat unit kerja. Contohnya, penjadualan pengeluaran produk dalam seminggu atau kuota jualan bulanan.

B. Perancangan Mengikut Kegunaan

1. Rancangan Sedia Ada (Tetap)
   
   
• Ciri-Ciri: Rancangan yang boleh digunakan berulang kali, seperti dasar, tatacara, dan peraturan organisasi.
  
  
2. Rancangan Satu Kegunaan (one-off)
   
   
• Ciri-Ciri: Rancangan yang khusus untuk satu situasi atau projek, seperti belanjawan, program, dan penjadualan projek.
  
  

C. Perancangan Mengikut Peringkat

1. Rancangan Strategik
   
   
• Definisi: Seperti yang dijelaskan di atas, rancangan ini melibatkan penetapan hala tuju dan matlamat jangka panjang organisasi.
  
  
2. Rancangan Taktikal
   
   
• Definisi: Langkah-langkah dan tindakan spesifik untuk mencapai matlamat strategik, biasanya pada peringkat jabatan.
  
  
3. Rancangan Operasi
   
   
• Definisi: Tindakan dan objektif jangka pendek yang ditetapkan untuk mencapai matlamat taktikal, biasanya melibatkan tugas-tugas harian dan mingguan.
  
  
  

V.            Perbezaan Antara Perancangan Strategik, Taktikal, dan Operasi

• Dalam pengurusan organisasi, terdapat tiga jenis perancangan utama yang sering digunakan: perancangan strategik, taktikal, dan operasi.
  
  
• Ketiga-tiga jenis perancangan ini mempunyai peranan dan fokus yang berbeza, serta penting dalam membantu organisasi mencapai matlamatnya secara berkesan.

1. Perancangan Strategik

• Perancangan strategik adalah proses yang melibatkan penetapan visi, misi, dan matlamat jangka panjang organisasi.
  
  
• Ia biasanya meliputi tempoh antara 3 hingga 5 tahun, atau kadangkala sehingga 10 tahun, dan dilakukan oleh pengurusan atasan.

·       Fokus: Menetapkan arah tuju dan hala tuju keseluruhan organisasi.

·       Ciri-Ciri: Menyeluruh, melibatkan pemikiran kreatif dan inovatif, serta mengambil kira faktor eksternal seperti pasaran dan persaingan.

·       Contoh: Menetapkan sasaran untuk meningkatkan pangsa pasaran dalam industri, atau pelancaran produk baru.

2. Perancangan Taktikal

• Perancangan taktikal pula adalah langkah-langkah dan tindakan yang lebih spesifik, yang dirancang untuk menyokong pelaksanaan rancangan strategik.
  
  
• Ia biasanya meliputi tempoh 1 hingga 3 tahun dan dilakukan oleh pengurusan pertengahan.

·       Fokus: Menterjemahkan rancangan strategik ke dalam tindakan yang lebih terperinci dan praktikal.

·       Ciri-Ciri: Lebih terperinci berbanding perancangan strategik, dan melibatkan penentuan sumber dan alokasi tugas.

·       Contoh: Menyusun dan melaksanakan kempen pemasaran untuk produk baru yang telah dirancang dalam strategi organisasi.

3. Perancangan Operasi

• Perancangan operasi berkaitan dengan tindakan dan kegiatan harian yang diperlukan untuk menjalankan rancangan taktikal.
  
  
• Ia biasanya meliputi tempoh kurang dari satu tahun dan dilakukan oleh pengurusan bawahan.

·       Fokus: Pengurusan dan pelaksanaan tugas-tugas harian yang diperlukan untuk menjalankan operasi organisasi.

·       Ciri-Ciri: Sangat terperinci, berorientasikan tugas, dan sering kali bersifat rutin.

·       Contoh: Penjadualan shift pekerja, pengurusan inventori, atau penentuan kuota jualan mingguan.

 

VI.            Proses Perancangan dalam Organisasi

• Proses perancangan dalam organisasi merupakan langkah penting yang menentukan keberhasilan dan keberkesanan operasi organisasi.
  
  
• Proses ini melibatkan beberapa tahap kritikal, dari penentuan matlamat hingga analisis persekitaran perniagaan, yang semuanya berperanan dalam membentuk strategi dan keputusan organisasi.

1. Menentukan Matlamat dan Objektif

Penentuan matlamat dan objektif adalah langkah awal dalam proses perancangan. Ini melibatkan penetapan tujuan umum dan khusus yang ingin dicapai oleh organisasi, baik dalam jangka pendek mahupun jangka panjang.

• Pembentukan Matlamat: Pengurusan atasan akan menetapkan matlamat umum dan menyeluruh yang mencakupi semua aspek organisasi. Matlamat ini harus jelas, mudah difahami, dan realistik untuk memberikan arah yang jelas kepada seluruh organisasi.
  
  
• Pembentukan Objektif: Berdasarkan matlamat yang ditetapkan, pengurusan pertengahan dan bawahan akan mengembangkan objektif spesifik untuk setiap unit dan jabatan. Objektif ini haruslah spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan mempunyai batas waktu yang jelas.
  
  
• Contoh Praktikal: Dalam konteks penjualan, pengurus mungkin menetapkan objektif seperti mencapai sasaran hasil jualan RM5 juta atau RM7 juta dalam tahun berjalan.

2. Menganalisis Persekitaran Perniagaan

Analisis persekitaran perniagaan adalah langkah penting yang membantu pengurus memahami faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi operasi organisasi.

• Analisis Internal: Melibatkan kajian terhadap elemen dalam organisasi seperti pekerja, pembekal, dan pelanggan.
  
  
• Analisis Eksternal: Meliputi kajian terhadap faktor luaran seperti situasi politik dan perundangan, ekonomi, sosio-budaya, dan teknologi.
  
  
• Pengenalpastian Corak dan Ramalan: Pengurus perlu mengenal pasti corak persekitaran semasa dan membuat ramalan tentang perubahan yang mungkin berlaku pada masa hadapan.
  
  
• Contoh Praktikal: Pengurus mungkin mengkaji trend pertumbuhan ekonomi negara, permintaan produk, kadar inflasi, dan perubahan dalam citarasa pelanggan untuk meramalkan keperluan pasaran masa depan.

3. Membentuk Alternatif Tindakan

Setelah matlamat dan objektif ditetapkan, langkah seterusnya adalah membentuk alternatif tindakan. Ini melibatkan penciptaan pelbagai pilihan strategi atau tindakan yang boleh diambil untuk mencapai objektif tersebut.

• Proses Pembentukan: Pengurus akan menyenaraikan beberapa alternatif tindakan, dengan mempertimbangkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang dihadapi oleh perniagaan.
  
  
• Pertimbangan: Dalam membentuk alternatif, penting untuk mengkaji semua aspek yang berkaitan dengan operasi perniagaan dan potensi impak terhadap pencapaian matlamat.
  
  
• Contoh Praktikal: Sebagai contoh, untuk meningkatkan jualan, pengurus mungkin mempertimbangkan alternatif seperti meningkatkan kualiti produk, mengubah strategi pemasaran, atau memperkenalkan produk baru.

4. Menilai Alternatif

Setelah alternatif tindakan dibentuk, langkah seterusnya adalah menilai setiap alternatif tersebut untuk menentukan pilihan yang paling sesuai dan efektif.

• Proses Penilaian: Penilaian ini melibatkan pemeriksaan kelebihan dan kelemahan setiap alternatif, serta kesesuaiannya dengan keupayaan dan sumber syarikat.
  
  
• Pengaturan Keutamaan: Alternatif tindakan akan disusun mengikut keutamaan berdasarkan faktor-faktor seperti potensi faedah, kos, dan risiko.
  
  
• Contoh Praktikal: Misalnya, pengurus mungkin menilai alternatif berdasarkan potensi peningkatan jualan, impak terhadap imej syarikat, atau keperluan sumber kewangan dan manusia.

 

5. Memilih Alternatif Tindakan

Pemilihan alternatif tindakan adalah proses di mana pengurus memutuskan strategi atau tindakan mana yang paling sesuai untuk dijalankan dalam mencapai matlamat organisasi.

• Kriteria Pemilihan: Alternatif yang dipilih haruslah yang memiliki lebih banyak kekuatan daripada kelemahan. Ia harus dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan, serta dijangka dapat membawa kejayaan kepada syarikat.
  
  
• Pertimbangan: Dalam memilih alternatif, pengurus perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti sumber yang tersedia, risiko, kesan terhadap operasi syarikat, dan potensi pulangan atas pelaburan.
  
  
• Contoh Praktikal: Sebagai contoh, dalam situasi syarikat yang ingin meningkatkan jualan, pengurus mungkin memilih antara melancarkan kempen pemasaran baru, mengubah harga produk, atau memperkenalkan produk baru. Pilihan ini akan dibuat berdasarkan analisis terhadap potensi keberhasilan setiap strategi, kos yang terlibat, dan kesesuaian dengan sasaran pasaran.
  
  
  

VII.            Alat-Alat Perancangan dalam Pengurusan

Dalam dunia pengurusan, penggunaan alat-alat perancangan merupakan aspek penting yang membantu dalam membuat keputusan yang tepat dan efektif. Dua alat utama yang sering digunakan adalah Analisis Pulang Modal dan Carta Gantt. Kedua-dua alat ini mempunyai peranan penting dalam membantu pengurus merancang dan mengawal operasi perniagaan.

i. Analisis Pulang Modal (Break-Even Analysis)

Analisis Pulang Modal adalah teknik kewangan yang digunakan untuk menentukan titik di mana perniagaan tidak mengalami keuntungan atau kerugian. Ini adalah titik di mana jumlah hasil jualan sama dengan jumlah kos operasi.

• Konsep dan Kegunaan: Kaedah ini membantu pengurus menentukan jumlah minimum unit yang perlu dijual atau diproduksi untuk menutup semua kos yang dikeluarkan. Ini penting dalam merancang strategi harga dan produksi.
  
  
• Perancangan dan Ramalan: Dengan menggunakan Analisis Pulang Modal, pengurus dapat merancang aktiviti-aktiviti yang relevan untuk mencapai atau melebihi titik pulang modal, serta meramal keuntungan yang diharapkan.
  
  
• Contoh Praktikal: Sebagai contoh, sebuah syarikat pembuatan mungkin menggunakan analisis ini untuk menentukan jumlah minimum unit produk yang perlu dijual untuk menutup kos pengeluaran dan memulakan keuntungan.

ii. Carta Gantt

Carta Gantt adalah alat perancangan dan pengawasan projek yang visual dan mudah difahami, menunjukkan jadual waktu dan kemajuan setiap aktiviti dalam projek.

• Fungsi dan Kelebihan:
  
  
1. Menetapkan dan memantau masa mula dan tamat untuk setiap aktiviti dalam projek.
   
   
2. Memudahkan pengurusan urutan dan kebergantungan antara aktiviti.
   
   
3. Membantu dalam pengawasan dan pengawalan projek, termasuk membuat pengubahsuaian jika perlu.
   
   
4. Membolehkan pengurus mengenal pasti dan mengatasi penyelewengan dari jadual asal dengan cepat.
   
   
• Contoh Praktikal: Dalam pembinaan sebuah bangunan, Carta Gantt boleh digunakan untuk merancang dan memantau kemajuan kerja dari asas pembinaan hingga penyiapan akhir.

iii. Bajet

Bajet adalah alat perancangan kewangan yang menyediakan rangka kerja untuk pengagihan sumber kewangan dalam melaksanakan projek atau operasi perniagaan.

• Konsep dan Fungsi: Bajet merupakan rancangan terperinci yang dinyatakan dalam bentuk nilai kewangan, menunjukkan bagaimana sumber kewangan diagihkan untuk tempoh masa tertentu.
  
  
• Pengawalan dan Pengoptimuman: Melalui bajet, pengurus dapat membandingkan hasil sebenar dengan anggaran bajet dan melakukan tindakan pembetulan jika perlu.
  
  
• Kepentingan:
  
  
1. Menyediakan perancangan aktiviti dengan lebih cekap.
   
   
2. Mengagihkan sumber dengan berkesan.
   
   
3. Mengawal penggunaan sumber untuk mengelakkan pembaziran.
   
   
4. Memastikan peruntukan perbelanjaan digunakan secara efisien.

iv. Kaedah Laluan Genting (Critical Path Method - CPM)

Kaedah Laluan Genting adalah teknik pengurusan projek yang digunakan untuk mengenal pasti aktiviti kritikal dalam projek dan memastikan penyelesaian tepat pada waktunya.

• Konsep dan Aplikasi: CPM menggunakan diagram untuk mewakili urutan aktiviti dan masa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap aktiviti, memudahkan pengurusan dalam mengawal jadual projek.
  
  
• Kepentingan:
  
  
1. Memperlancar perjalanan projek.
   
   
2. Mengenal pasti aktiviti penting dalam projek.
   
   
3. Membantu pengurus dalam melakukan kawalan kos dan masa.
   
   
   

VIII.            Perancangan Strategik: Konsep, Penerangan, dan Contoh Praktikal

Maksud Perancangan Strategik

Perancangan strategik adalah proses di mana sebuah organisasi menetapkan strategi dan membuat keputusan tentang cara mengagihkan sumber-sumbernya untuk melaksanakan strategi tersebut. Proses ini melibatkan pertimbangan terhadap persekitaran dalaman dan luaran organisasi, memastikan bahawa strategi yang dipilih selaras dengan matlamat dan visi organisasi.

Konsep dan Penerangan

• Definisi: Perancangan strategik adalah pendekatan sistematis untuk mengembangkan arah jangka panjang sebuah organisasi. Ini termasuk menetapkan objektif, mengenal pasti sumber daya yang diperlukan, dan merancang tindakan untuk mencapai matlamat tersebut.
  
  
• Pertimbangan Persekitaran: Proses ini memerlukan analisis mendalam terhadap faktor dalaman seperti kekuatan dan kelemahan organisasi, serta faktor luaran seperti peluang dan ancaman dalam persekitaran perniagaan (analisis SWOT).
  
  
• Pengagihan Sumber: Salah satu aspek kritikal dalam perancangan strategik adalah pengagihan sumber secara efisien - termasuk kewangan, tenaga kerja, dan bahan - untuk memastikan pelaksanaan strategi yang berkesan.

Contoh Praktikal

Sebagai contoh, sebuah syarikat teknologi mungkin melakukan perancangan strategik dengan menetapkan matlamat untuk menjadi pemimpin pasaran dalam inovasi perisian dalam tempoh lima tahun. Proses ini akan melibatkan:

1. Analisis SWOT: Mengenal pasti kekuatan (seperti kepakaran teknikal), kelemahan (seperti kekurangan dana untuk R&D), peluang (seperti permintaan pasaran yang meningkat), dan ancaman (seperti persaingan ketat).
   
   
2. Pengagihan Sumber: Menetapkan bajet untuk R&D, pemasaran, dan akuisisi bakat.
   
   
3. Pelaksanaan dan Penilaian: Melancarkan produk baru, memantau prestasi pasaran, dan menyesuaikan strategi berdasarkan maklum balas dan perubahan dalam persekitaran perniagaan.

 

IX.            Tahap Strategi: Konsep, Penerangan, dan Contoh Praktikal

Tahap Strategi

Tahap strategi dalam pengurusan perniagaan merujuk kepada tingkatan di mana strategi tersebut dijalankan, biasanya bergantung pada jenis dan skop perniagaan yang ditawarkan di pasaran. Strategi ini boleh dibahagikan kepada beberapa tahap, termasuk strategi korporat, strategi perniagaan, dan strategi operasi.

1. Strategi Korporat

Strategi korporat adalah pendekatan yang diambil oleh organisasi yang mempunyai pelbagai jenis perniagaan. Ia merangkumi rancangan induk untuk mengembangkan perniagaan dalam pelbagai industri.

• Konsep dan Aplikasi: Strategi ini melibatkan membuat keputusan pada peringkat tertinggi organisasi, termasuk keputusan mengenai pelaburan dalam industri yang berbeza, akuisisi syarikat lain, atau diversifikasi produk dan perkhidmatan.
  
  
• Contoh Praktikal: Sebagai contoh, Petronas, yang terkenal dalam industri minyak dan gas, juga terlibat dalam industri automotif dan perkapalan. Ini menunjukkan penggunaan strategi korporat melalui mempelbagaikan pelaburan kedalam sektor yang berlainan.
  
  
• Strategi yang Digunakan:
  
  
1. Strategi Penjimatan: Mengurangkan kos operasi untuk meningkatkan keuntungan.
   
   
2. Strategi Usahasama: Berkolaborasi dengan syarikat lain untuk memasuki pasaran baru atau mengembangkan teknologi.
   
   
3. Strategi Pembangunan Keluaran: Memperkenalkan produk atau perkhidmatan baru untuk memperluas portfolio perniagaan.

 

2.  Strategi Perniagaan

• Definisi dan Konsep: Strategi perniagaan adalah pendekatan dan taktik yang digunakan oleh setiap jenis perniagaan untuk meningkatkan kelebihan bersaing dalam industri masing-masing.
• Setiap perniagaan, bergantung pada jenis produk atau perkhidmatannya, akan memiliki strategi perniagaan yang berbeda-beda. Strategi ini biasanya berfokus pada aspek-aspek seperti pengurangan kos, pembezaan produk, dan penumpuan pada segmen pasar tertentu.

Contoh Praktikal

• Sebagai contoh, sebuah syarikat yang bergerak dalam industri makanan mungkin mengadopsi strategi berdasarkan kos dengan cara mengurangkan pengeluaran melalui pengoptimuman proses produksi atau sumber bahan mentah yang lebih murah.
  
  
• Di sisi lain, syarikat dalam industri fesyen mungkin lebih menekankan pada pembezaan produk, seperti melalui reka bentuk yang unik atau penggunaan bahan yang berkualiti tinggi untuk menarik segmen pasar yang bersedia membayar lebih.

 

3.  Strategi Fungsian

• Definisi dan Konsep: Strategi fungsian merupakan strategi yang dilaksanakan pada peringkat jabatan atau unit dalam sebuah organisasi.
  
  
• Strategi ini penting untuk mendukung strategi perniagaan yang dijalankan oleh organisasi secara keseluruhan.
  
  
• Sebagai contoh, jika sebuah organisasi mengimplementasikan strategi kepemimpinan kos untuk produknya, maka aktiviti di jabatan pengeluaran, sumber manusia, dan pemasaran akan menekankan kepada usaha pengurangan kos.

Contoh Praktikal

• Dalam konteks praktikal, strategi fungsian dapat dilihat dalam cara jabatan pengeluaran mengoptimalkan proses produksi untuk mengurangkan pembaziran dan meningkatkan efisiensi.
  
  
• Sementara itu, jabatan sumber manusia mungkin mengimplementasikan program latihan yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas pekerja, dan jabatan pemasaran mungkin fokus pada strategi promosi yang kos efektif.

 

X.            Unsur-unsur Perancangan Strategik

i. Visi

• Visi merupakan gambaran ideal yang ingin dicapai oleh sebuah perniagaan dalam jangka masa panjang.
  
  
• Ia adalah panduan yang memberikan arah dan inspirasi kepada organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya.
  
  
• Visi haruslah jelas, ringkas, dan mampu memotivasi serta mudah untuk dikomunikasikan kepada semua pihak dalam organisasi.

Contoh Praktikal

• Sebagai contoh, visi AirAsia yang ingin menjadi syarikat penerbangan tambang rendah terbesar di Asia dan berhasrat untuk melayani 3 bilion orang yang sebelumnya tidak mampu menggunakan perkhidmatan penerbangan akibat harga yang tinggi.
  
  
• Visi ini tidak hanya menetapkan arah tujuan perniagaan tetapi juga menunjukkan komitmen mereka terhadap aksesibilitas dan inklusiviti.

ii. Misi

• Misi adalah pernyataan yang menggambarkan tujuan utama penubuhan sebuah organisasi. Ia biasanya dinyatakan dalam bentuk yang umum, menjelaskan skop operasi syarikat, pihak berkepentingan yang terlibat, dan produk atau perkhidmatan yang ditawarkan.
  
  
•  Misi juga mencerminkan falsafah dan nilai-nilai organisasi, serta berfungsi sebagai pendorong motivasi bagi pekerja dalam mencapai tujuan organisasi.

Contoh Praktikal:

• Misi AirAsia, misalnya, adalah memperlakukan pekerja seperti keluarga besar dan menjadi syarikat terbaik untuk bekerja. Misi ini tidak hanya menunjukkan komitmen terhadap kesejahteraan pekerja tetapi juga mencerminkan nilai-nilai inti perusahaan dalam menciptakan lingkungan kerja yang positif dan mendukung.

 

iii. Objektif

• Objektif dalam konteks perancangan strategik adalah sasaran spesifik yang ingin dicapai oleh organisasi dalam jangka masa yang ditetapkan.
  
  
• Objektif ini biasanya dibentuk berdasarkan misi organisasi dan harus selaras dengan rancangan strategik, taktikal, dan operasi organisasi. Objektif ini berfungsi sebagai penanda aras untuk mengukur kemajuan dan keberhasilan perjalanan perniagaan.

Contoh Praktikal:

• Sebagai contoh, sebuah syarikat teknologi mungkin mempunyai objektif untuk meningkatkan pendapatan tahunannya sebanyak 20% dalam tempoh dua tahun.
  
  
• Objektif ini tidak hanya memberikan arah yang jelas untuk usaha perniagaan tetapi juga memudahkan pengukuran dan penilaian prestasi syarikat dalam mencapai sasaran tersebut.

iv. Strategi

• Strategi adalah rancangan tindakan yang menyeluruh dan terperinci yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai misi dan objektifnya.
  
  
• Strategi ini melibatkan penentuan bagaimana sumber akan diperoleh dan digunakan untuk mencapai matlamat tersebut.
  
  
• Tujuan utama strategi adalah untuk memastikan terdapat kesinambungan dan konsistensi antara objektif, polisi, dan program yang telah dibentuk.

Contoh Praktikal:

• Dalam konteks yang sama, strategi untuk mencapai peningkatan pendapatan tersebut mungkin termasuk pelancaran produk baru, peningkatan pemasaran digital, atau ekspansi ke pasaran baru.
  
  
• Strategi ini haruslah terperinci dan mencakupi pelbagai aspek operasi perniagaan, dari pengeluaran hingga pemasaran dan penjualan.

 

iv. Strategi

• Definisi: Strategi adalah rancangan menyeluruh yang menerangkan bagaimana organisasi dapat mencapai misi dan matlamatnya. Ia melibatkan penggunaan sumber secara efektif untuk mencapai tujuan tersebut.
  
  
• Penerangan: Strategi membantu dalam mengkomunikasikan objektif dan polisi organisasi serta menyokong program yang telah dibentuk. Ia juga memastikan bahawa setiap tindakan yang diambil adalah selaras dengan visi dan misi organisasi.
  
  
• Contoh Praktikal: Sebagai contoh, sebuah syarikat peruncitan mungkin mempunyai strategi untuk meningkatkan kehadiran dalam talian dengan memperluas operasi e-dagang mereka. Ini mungkin melibatkan pelaburan dalam teknologi baru, pemasaran digital, dan pengoptimuman pengalaman pengguna dalam talian.

v. Taktik

• Definisi: Taktik merujuk kepada pelan operasi yang memperincikan bagaimana, bila, dan di mana suatu strategi akan dilaksanakan. Ia biasanya mempunyai skop yang lebih sempit dan tempoh yang lebih pendek berbanding strategi.
  
  
• Penerangan: Taktik adalah lebih berorientasikan tindakan dan sering kali digunakan untuk mengatasi cabaran atau peluang jangka pendek dalam mencapai strategi jangka panjang.
  
  
• Contoh Praktikal: Menggunakan contoh syarikat peruncitan tadi, taktik mungkin termasuk menjalankan kempen pemasaran digital khusus untuk menarik pelanggan baru, atau mengadakan jualan kilat dalam talian untuk meningkatkan trafik ke laman web syarikat.

vi. Dasar/Polisi

• Definisi: Dasar atau polisi adalah pernyataan asas yang dijadikan panduan oleh pengurus dalam membuat keputusan yang akan membantu mencapai matlamat organisasi. Dasar ini berfungsi sebagai panduan umum untuk tindakan dalam organisasi.
  
  
• Penerangan: Dasar membantu memastikan keseragaman dan konsistensi dalam pengambilan keputusan di seluruh organisasi. Ia dibentuk berdasarkan matlamat dan strategi umum organisasi dan sering kali mencerminkan nilai dan etika syarikat.
  
  
• Contoh Praktikal: Sebagai contoh, sebuah syarikat mungkin mempunyai dasar kualiti yang menetapkan standard tertinggi untuk semua produknya. Dasar ini akan memandu pengurus dan pekerja dalam setiap aspek dari pengeluaran hingga ke penghantaran, memastikan kualiti produk yang konsisten.

vii. Prosedur

• Definisi: Prosedur adalah tatacara atau langkah-langkah yang perlu diikuti secara berturutan sebagai panduan dalam melaksanakan tugas untuk mencapai matlamat tertentu. Prosedur ini membantu memastikan aktiviti kerja dilakukan dengan cara yang betul dan efisien.
  
  
• Penerangan: Prosedur biasanya ditulis secara formal dan dimaklumkan kepada pekerja sebagai rujukan. Ia membantu dalam memastikan konsistensi dan keefisienan dalam pelaksanaan tugas.
  
  
• Contoh Praktikal: Contoh prosedur dalam organisasi mungkin termasuk prosedur memohon cuti, prosedur keselamatan di tempat kerja, atau prosedur pengendalian aduan pelanggan. Setiap prosedur ini akan mempunyai langkah-langkah tertentu yang perlu diikuti untuk memastikan proses yang lancar dan mematuhi standard yang ditetapkan.

viii. Standard

• Definisi: Standard dalam konteks perancangan strategik merujuk kepada satu set ukuran atau kriteria yang telah ditetapkan sebagai panduan atau rujukan dalam pelaksanaan kerja. Standard ini berfungsi sebagai alat ukur untuk menilai prestasi, kualiti, dan keberkesanan pelaksanaan tugas dalam sesebuah organisasi.
  
  
• Contoh Praktikal: Dalam konteks industri pembuatan, standard mungkin termasuk spesifikasi teknikal produk, seperti dimensi, berat, atau kawalan kualiti.
  
  
1. Misalnya, sebuah syarikat pembuatan elektronik mungkin menetapkan standard untuk komponen seperti ketepatan ukuran produk atau kecekapan tenaga produk. Standard ini bukan sahaja memastikan kualiti produk tetapi juga memudahkan pengurusan dan pekerja memahami tahap prestasi yang diharapkan.

 

 

XI.         Analisis kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang (SWOT)

Pengenalan Analisis SWOT

• Analisis SWOT merupakan salah satu alat utama dalam perancangan strategik yang membantu organisasi mengenal pasti kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam konteks operasi perniagaannya.
  
  
• Ia adalah kaedah yang berkesan untuk menilai dan menyusun strategi dalam menghadapi persaingan serta memanfaatkan peluang yang ada.

1. Kekuatan (Strengths)

• Definisi: Kekuatan merujuk kepada aset dan sumber yang dimiliki oleh organisasi yang memberikan kelebihan berbanding pesaing.
  
  
• Ciri-ciri Kekuatan: Ini termasuklah keahlian dan kemahiran pekerja, kestabilan kewangan, teknologi canggih, reputasi jenama, dan jaringan distribusi yang luas.
  
  
• Contoh Praktikal: Sebuah syarikat teknologi mungkin mempunyai kekuatan dalam R&D (penyelidikan dan pembangunan), inovasi produk, dan pasaran global yang luas. Contohnya, syarikat seperti Samsung dikenali dengan inovasi dan kepelbagaian produk elektroniknya.

2. Kelemahan (Weaknesses)

• Definisi: Kelemahan adalah aspek dalam organisasi yang mengurangkan keupayaan atau prestasi berbanding pesaing.
  
  
• Ciri-ciri Kelemahan: Ini boleh termasuk kekurangan dalam sumber seperti modal, teknologi yang ketinggalan, kekurangan kepakaran, atau citra jenama yang lemah.
  
  
• Contoh Praktikal: Sebuah syarikat peruncitan mungkin menghadapi kelemahan seperti logistik yang tidak efisien atau kurangnya kehadiran dalam e-dagang, yang membataskan jangkauan pasarnya.

3. Peluang (Opportunities)

• Definisi: Peluang adalah elemen eksternal yang boleh dimanfaatkan oleh organisasi untuk meningkatkan prestasi dan keuntungan.
  
  
• Ciri-ciri Peluang: Ini termasuk perubahan dalam tren pasaran, peraturan pemerintah yang menguntungkan, atau kemajuan teknologi.
  
  
• Contoh Praktikal: Dengan meningkatnya kesedaran tentang kelestarian, syarikat yang menghasilkan produk ramah lingkungan dapat melihat ini sebagai peluang untuk memperluas pasaran dan jenama mereka.

4. Ancaman (Threats)

• Definisi: Ancaman adalah faktor eksternal yang boleh menjejaskan prestasi organisasi.
  
  
• Ciri-ciri Ancaman: Ini mungkin termasuk persaingan ketat, perubahan dalam kebijakan pemerintah, krisis ekonomi, atau perubahan dalam selera konsumen.
  
  
• Contoh Praktikal: Perubahan dalam kebijakan perdagangan antarabangsa mungkin menimbulkan ancaman bagi syarikat yang bergantung pada eksport atau import.