NOTA PENGAJIAN PERNIAGAAN 2 (BAB 1: PENGORGANISASIAN)

Pengenalan kepada Konsep Pengorganisasian dalam Organisasi

Pengorganisasian adalah salah satu aspek penting dalam pengurusan organisasi. Ia merujuk kepada proses di mana sumber manusia dan sumber material disusun dengan sistematik untuk mencapai objektif organisasi dengan cekap dan efektif.

Definisi Pengorganisasian

Pengorganisasian didefinisikan sebagai proses mengatur sumber manusia dan sumber fizikal dalam suatu cara yang sistematik dan terstruktur untuk melaksanakan tugas dan aktiviti tertentu. Tujuannya adalah untuk memastikan organisasi berfungsi dengan lancar dan mencapai matlamatnya dengan berkesan.

Kepentingan Pengorganisasian

1. Pengagihan Sumber dengan Cekap: Melalui pengorganisasian, sumber manusia dan material dapat diagihkan dengan cara yang paling efisien, memastikan setiap tugas mendapat sumber yang diperlukan.
2. Penentuan Tugas: Ia membolehkan pengurus menentukan tugas dan tanggungjawab setiap pekerja, memastikan tiada pertindihan atau kekurangan dalam pelaksanaan tugas.
3. Pembinaan Sistem Pelaporan: Dengan struktur organisasi yang jelas, aliran maklumat menjadi lebih lancar. Ini memudahkan pelaporan dan komunikasi antara berbagai tingkat dalam organisasi.
   
   
   

Reka Bentuk Organisasi: Carta Organisasi

Carta organisasi adalah representasi visual yang menunjukkan struktur organisasi, hubungan antara berbagai jabatan, dan hierarki keputusan dalam organisasi.

Bentuk Penjabatanan Organisasi

1. Penjabatanan Mengikut Fungsi: Ini adalah pendekatan di mana pekerja dikelompokkan berdasarkan fungsi kerja mereka, seperti pemasaran, kewangan, atau pengeluaran. Misalnya, semua pekerja yang terlibat dalam aktiviti pemasaran akan dikelompokkan dalam jabatan pemasaran.
2. Penjabatanan Mengikut Produk: Di sini, pekerja dikelompokkan berdasarkan jenis produk yang mereka hasilkan atau jual. Ini memastikan fokus dan spesialisasi dalam pengeluaran dan pemasaran produk tertentu.
3. Penjabatanan Mengikut Pasaran: Dalam pendekatan ini, pekerja dikelompokkan berdasarkan pasaran atau segmen pelanggan yang mereka layani. Ini memastikan keperluan dan kehendak pelanggan tertentu dipenuhi dengan lebih efektif.
4. Penjabatanan Mengikut Geografi: Organisasi yang beroperasi di pelbagai lokasi mungkin memilih untuk mengorganisasikan pekerja mereka berdasarkan lokasi geografi.

Penjabatanan Mengikut Divisyen

Dalam dunia korporat, struktur organisasi memainkan peranan penting dalam menentukan bagaimana sumber daya dan tanggung jawab dialokasikan. Salah satu pendekatan yang sering digunakan adalah 'Penjabatanan Mengikut Divisyen'. Mari kita jelajahi konsep ini dengan lebih mendalam.

1. Penjabatanan Berdasarkan Produk: Dalam pendekatan ini, aktiviti dan tanggung jawab dikelompokkan berdasarkan jenis produk atau perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat.

• Definisi: Ia merujuk kepada pengelompokkan aktiviti berdasarkan produk atau keluaran yang serupa. Ini bermakna, pekerja dengan keahlian dan kemahiran yang serupa akan ditempatkan bersama untuk memastikan produk atau perkhidmatan tertentu dihasilkan dengan cekap.
• Kelebihan:
1. Fokus khusus pada setiap produk memastikan kualiti dan kecekapan.
2. Memudahkan penilaian prestasi berdasarkan output produk.
3. Kemampuan untuk merespon dengan cepat terhadap perubahan dalam pasaran produk tertentu.
4. Mendorong inovasi dan peningkatan produktiviti melalui spesialisasi.
• Kekurangan:
1. Kos yang mungkin meningkat akibat penelitian dan pembangunan produk.
2. Kemungkinan tidak efisien dalam penggunaan sumber.
3. Persaingan antara jabatan untuk sumber dan perhatian.
4. Kemungkinan pertindihan dalam penggunaan sumber.
   
   
   

2. Penjabatanan Berdasarkan Pasaran: Ini adalah pendekatan di mana aktiviti dikelompokkan berdasarkan segmen pasaran atau kumpulan pelanggan yang ditargetkan.

• Definisi: Pendekatan ini menekankan pada memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan tertentu.
• Kelebihan:
1. Kemampuan untuk memahami dan memenuhi keperluan pelanggan dengan lebih baik.
2. Pemasaran yang lebih berkesan dengan fokus pada segmen tertentu.
3. Kejelasan dalam tanggung jawab dan sasaran.
4. Keputusan yang lebih cepat dengan fokus pada keperluan pelanggan.

3. Penjabatanan Berdasarkan Geografi: Dalam pendekatan ini, aktiviti dikelompokkan berdasarkan lokasi geografi atau wilayah.

• Definisi: Ini melibatkan pengelompokkan aktiviti berdasarkan keperluan pelanggan di lokasi atau wilayah tertentu.
• Kelebihan:
1. Keputusan yang lebih cepat dengan pemahaman yang mendalam tentang budaya dan keperluan setempat.
2. Kemampuan untuk menyesuaikan produk atau perkhidmatan mengikut permintaan setempat.
3. Penggunaan sumber yang lebih cekap dengan lokasi yang berdekatan dengan pasaran sasaran.
• Kekurangan:
1. Kemungkinan pertindihan fungsi di lokasi yang berbeza.
2. Tantangan dalam koordinasi antara cawangan atau lokasi.
3. Kos yang mungkin meningkat berdasarkan keperluan geografi yang berbeza.
4. Keperluan untuk peraturan yang ketat untuk memastikan kualiti seragam di seluruh cawangan.

 

Penjabatanan Mengikut Matriks

Dalam konteks STPM, penjabatanan mengikut matriks merujuk kepada pendekatan pengorganisasian di mana dua atau lebih jenis penjabatanan digabungkan bersama-sama, biasanya penjabatanan mengikut fungsi dan produk atau projek. Ini membolehkan organisasi memanfaatkan kelebihan kedua-dua jenis penjabatanan dan memaksimumkan kecekapan.

Dalam struktur matriks, seorang pekerja mungkin mempunyai dua ketua - satu dari fungsi dan satu lagi dari divisyen produk atau projek. Ini memerlukan komunikasi yang lebih baik dan koordinasi di antara pasukan kerana pekerja perlu melapor kepada lebih dari satu ketua.

Bentuk Lain Struktur Organisasi

Dalam STPM, pelajar diajar tentang pelbagai bentuk struktur organisasi selain daripada matriks. Ini termasuk struktur hierarki, struktur berdasarkan projek, dan struktur berdasarkan pasukan. Pemilihan struktur yang sesuai bergantung kepada sifat organisasi, saiz, dan objektifnya.

Proses Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah salah satu fungsi pengurusan yang penting dalam STPM. Ia melibatkan beberapa langkah:

1. Penentuan Objektif: Sebelum memulakan proses pengorganisasian, objektif organisasi perlu dikenal pasti. Ini memberikan arah dan tujuan untuk semua aktiviti.
2. Pengenalpastian Aktiviti: Setelah objektif ditetapkan, aktiviti yang diperlukan untuk mencapai objektif tersebut dikenal pasti.
3. Pengelasan Aktiviti: Aktiviti yang telah dikenal pasti kemudian dikelaskan mengikut kumpulan atau kategori yang sama.
4. Pengelompokan Aktiviti: Aktiviti yang telah dikelaskan kemudian dikelompokkan bersama untuk membentuk jabatan atau pasukan.
5. Pengagihan Tugas, Autoriti, dan Tanggungjawab: Akhirnya, tugas, autoriti, dan tanggungjawab diberikan kepada individu atau pasukan untuk melaksanakan aktiviti yang dikenal pasti.

Manual Organisasi

Definisi Manual Organisasi: Manual Organisasi adalah dokumen rujukan yang merangkumi dasar, prosedur, dan tatacara yang berkaitan dengan semua aspek pengurusan dalam sebuah organisasi. Ia bertujuan untuk memastikan semua pekerja memahami tanggungjawab mereka dan bagaimana untuk melaksanakannya dengan cekap dan efektif.

Elemen Utama dalam Manual Organisasi:

1. Fail Meja:
• Apa itu Fail Meja? Ia adalah dokumen rujukan khusus untuk setiap individu dalam organisasi. Fail Meja mengandungi carta organisasi, objektif jabatan, dan prosedur kerja yang berkaitan dengan jawatan tertentu.
• Kegunaan Fail Meja: i. Menyediakan senarai tugas dan tanggungjawab yang harus dilaksanakan oleh individu. ii. Memastikan setiap pekerja memahami prosedur kerja yang harus diikuti. iii. Menjelaskan objektif dan matlamat jabatan.
2. Manual Prosedur Kerja:
• Ini adalah dokumen rujukan utama yang digunakan untuk menjalankan tugas dalam organisasi. Ia memberikan gambaran tentang bagaimana sesuatu tugas harus dilaksanakan, seringkali dengan bantuan grafik atau rajah untuk memudahkan pemahaman.
3. Prosedur Kualiti:
• Dokumen ini disediakan oleh organisasi untuk memastikan rekod kualiti diwujudkan dan dipelihara sebagai bukti pematuhan terhadap standard dan pelaksanaan sistem kualiti.
• Pentingnya prosedur kualiti adalah untuk memastikan kualiti produk atau perkhidmatan yang disediakan oleh organisasi memenuhi atau melebihi jangkaan pelanggan.

 

Konsep Pengorganisasian

Pengenalan: Dalam dunia korporat, pengorganisasian adalah kunci untuk mencapai kejayaan. Ia melibatkan beberapa konsep asas yang membentuk asas pengurusan dalam sesebuah organisasi. Mari kita jelajahi konsep-konsep ini dengan lebih mendalam.

1. Autoriti:

• Apa itu Autoriti? Ia adalah hak dan kuasa sah yang diberikan kepada pengurus untuk membuat keputusan dan memberikan arahan. Kuasa ini bukan semata-mata berdasarkan kedudukan mereka, tetapi juga berdasarkan kepercayaan yang diberikan kepada mereka.
• Mengapa Autoriti Penting? Pengurus memerlukan kuasa ini untuk memberi arahan, mengawal, dan menilai prestasi bawahan. Melalui autoriti, pengurus bertanggungjawab atas keputusan yang diambil dan hasil yang diperoleh oleh organisasi.

2. Tanggungjawab:

• Tanggungjawab adalah kewajipan yang diberikan kepada seseorang untuk melaksanakan tugas atau aktiviti tertentu. Ia adalah beban moral yang memastikan tugas dilakukan dengan cekap dan berkesan.
• Dalam konteks pengurusan, pengurus dengan autoriti yang diberikan kepadanya harus memastikan bahawa bawahan menjalankan tugas mereka dengan sempurna. Ini mencerminkan hubungan antara autoriti dan tanggungjawab dalam organisasi.

3. Akauntabiliti:

• Akauntabiliti merujuk kepada tanggungjawab seseorang untuk menjawab atau memberi penjelasan mengenai tindakan atau keputusan yang diambilnya.
• Dalam organisasi, setiap individu, sama ada pengurus atau pekerja, harus mempunyai akauntabiliti terhadap tugas dan keputusan yang diambil. Ini bermakna, jika sesuatu berlaku yang tidak diingini atau jika terdapat kesilapan, individu tersebut harus menerima tanggungjawab dan memberikan penjelasan.

4. Pemusatan vs. Pemencaran Autoriti: Dalam dunia pengurusan, pemilihan antara pemusatan dan pemencaran autoriti memainkan peranan penting dalam menentukan bagaimana keputusan dibuat dan bagaimana tugas-tugas didelegasikan.

a. Pemusatan Autoriti: Pemusatan autoriti adalah pendekatan pengurusan di mana keputusan penting dan strategik terletak di tangan pengurus atasan. Dalam model ini:

• Keputusan dibuat oleh individu atau kumpulan kecil di puncak hierarki organisasi.
• Pekerja bawahan biasanya mempunyai sedikit kebebasan dalam membuat keputusan dan seringkali hanya melaksanakan arahan dari atasan.
• Pendekatan ini mungkin lebih sesuai untuk organisasi yang memerlukan ketetapan dan konsistensi dalam keputusan.

b. Pemencaran Autoriti: Berlawanan dengan pemusatan, pemencaran autoriti memberikan lebih banyak kebebasan kepada pekerja bawahan:

• Pengurus atasan mendelegasikan kuasa membuat keputusan kepada pekerja bawahan, memberi mereka otonomi dalam menjalankan tugas mereka.
• Ini mempromosikan inisiatif individu dan membolehkan pekerja merasa lebih terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
• Organisasi dengan pendekatan pemencaran cenderung lebih responsif terhadap perubahan dan inovasi.

5. Penugasan: Penugasan adalah elemen kritikal dalam pengurusan sumber manusia. Ia melibatkan:

• Pemilihan Individu: Memastikan individu yang tepat ditempatkan pada tugas yang sesuai dengan kemahiran dan keahlian mereka.
• Pengenalpastian Tugas: Setiap tugas harus didefinisikan dengan jelas untuk memastikan pekerja memahami harapan dan tanggungjawab mereka.
• Kelebihan Penugasan: Melalui penugasan yang efektif, organisasi dapat meningkatkan produktiviti, memotivasi pekerja, dan memastikan sumber daya digunakan dengan cekap.
• Kekurangan Penugasan: Namun, jika tidak dilakukan dengan betul, ia boleh menyebabkan konflik, penyalahgunaan kuasa, atau pekerja merasa kewalahan.

6. Empowerment: Empowerment atau pemberdayaan adalah strategi pengurusan yang bertujuan untuk memberikan pekerja lebih banyak tanggungjawab dan kebebasan dalam menjalankan tugas mereka:

• Kelebihan Empowerment: Dengan memberdayakan pekerja, organisasi dapat meningkatkan kreativiti, inovasi, dan komitmen pekerja terhadap misi organisasi.
• Meningkatkan Produktiviti: Pekerja yang merasa diberdayakan cenderung lebih bersemangat dan produktif.
• Menggalakkan Inovasi: Kebebasan untuk membuat keputusan memotivasi pekerja untuk berfikir di luar kotak dan mencari solusi kreatif untuk masalah.

 

7. Autoriti Lini dan Autoriti Staf

i. Autoriti Lini

• Autoriti lini didefinisikan sebagai kuasa formal yang diberikan kepada pengurus untuk membuat keputusan berdasarkan hierarki organisasi.
• Kuasa ini diberikan berdasarkan kedudukan seseorang dalam organisasi dan berkaitan langsung dengan aktiviti utama yang menyumbang kepada pencapaian matlamat organisasi.
• Sebagai contoh, dalam konteks pengurusan sumber manusia, autoriti lini mungkin melibatkan tugas seperti pengambilan pekerja, pemecatan, dan pemberian ganjaran.

ii. Autoriti Staf

·       Berbeza dengan autoriti lini, autoriti staf memberikan hak kepada pengurus untuk memberikan nasihat dan sokongan kepada pengurus lini dalam bidang kepakaran tertentu.

·       Walaupun mereka mempunyai kepakaran dalam bidang tertentu, pengurus staf tidak mempunyai kuasa untuk membuat keputusan yang berkaitan dengan aktiviti utama organisasi.

·       Sebagai contoh, pegawai undang-undang syarikat mungkin memberikan nasihat berkaitan isu-isu perundangan, tetapi tidak membuat keputusan operasi harian.

8. Jangkauan Kawalan

• Jangkauan kawalan merujuk kepada bilangan pekerja yang melapor secara langsung kepada seorang pengurus. Terdapat dua jenis jangkauan kawalan:

a. Jangkauan Kawalan Lebar atau Luas

• Dalam pendekatan ini, seorang pengurus mengawal bilangan pekerja yang ramai.
• Kelebihannya:
• membolehkan pengurus untuk memberikan lebih banyak tanggungjawab kepada pekerja,
• meningkatkan motivasi, dan
• memberi lebih banyak kebebasan kepada pekerja.
• Kekurangannya:
• kurangnya interaksi antara pengurus dan pekerja
• potensi untuk tidak memahami masalah yang dihadapi oleh pekerja.

9. Rantaian Arahan

• Rantaian arahan adalah konsep penting dalam pengurusan organisasi yang merujuk kepada hubungan hierarki yang jelas antara setiap pekerja dengan pengurus mereka.
• Ia memastikan bahawa setiap pekerja mempunyai satu laluan yang jelas untuk melapor dan menerima arahan.
• Dalam carta organisasi, rantaian arahan digambarkan sebagai garisan yang menghubungkan setiap pekerja dengan pengurus mereka, bermula dari pengurus atasan hingga ke pekerja di peringkat paling bawah.

Dengan memahami konsep-konsep ini, organisasi dapat berfungsi dengan lebih cekap dan efektif, memastikan bahawa setiap pekerja memahami peranan dan tanggungjawab mereka serta bagaimana mereka menyumbang kepada matlamat keseluruhan organisasi. Dalam era digital ini, pemahaman mendalam mengenai pengurusan organisasi adalah penting untuk kejayaan dalam dunia perniagaan yang kompetitif.